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Versión 2.0 Actualizado: Septiembre 2026 Regional Caldas - CPIC

Política de Tratamiento de Datos Personales y Términos de Uso

Sistema de Carnetización y Gestión de Comunidad Educativa Industri-ID. Conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información (SGSPI) del SENA, alineado con estándares internacionales de seguridad de la información.

Sección 01

Identificación del Responsable y Alcance del Tratamiento

El presente documento establece las directrices, políticas de privacidad y términos de servicio aplicables al tratamiento de datos personales y sensibles gestionados a través de la plataforma Industri-ID, desarrollada para la emisión de carnets físicos de la comunidad educativa del Centro de Procesos Industriales y Construcción (CPIC) del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

Entidad Responsable:

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA (NIT: 899.999.034-1)

Dependencia / Centro:

Centro de Procesos Industriales y Construcción (CPIC) - Regional Caldas

Sistema de Información:

Industri-ID (Módulo de Carnetización y Gestión Académica)

Población Objeto:

Aprendices, Instructores, Funcionarios, Contratistas y Egresados

Sección 03

Inventario y Clasificación de Activos de Información

De conformidad con los principios de clasificación y tratamiento de activos de información establecidos en las políticas de seguridad institucional del SENA y los estándares internacionales, los datos recolectados y procesados por Industri-ID se clasifican en los siguientes niveles de confidencialidad e impacto:

Categoría de Activo Datos Específicos Nivel de Clasificación Impacto / Justificación
Datos Académicos Básicos Nombres, apellidos, número de ficha, programa de formación, centro formativo. PÚBLICO Información necesaria para la identificación general del titular en el contexto institucional.
Datos de Contacto e Identidad Tipo y número de identificación, correo electrónico personal/institucional, teléfono, dirección domiciliaria. PRIVADO / SEMIPRIVADO Acceso restringido a personal administrativo autorizado. Protegido contra divulgación no consentida.
Fotografía Digital Facial Archivo de imagen digital del rostro del titular para carnetización y validación física perimetral. SENSIBLE (BIOMÉTRICO) Dato biométrico fisonómico con tratamiento reforzado. Requiere autorización previa y protección criptográfica en reposo.
Dato de Salud / Factor RH Grupo sanguíneo y factor RH registrado en el carnet. SENSIBLE (SALUD) Dato de salud vital para protocolos de emergencia y atención de primeros auxilios en talleres de formación.
Credenciales y Registro de Acceso Hash de contraseñas (Bcrypt cost 12), tokens de recuperación, logs de autenticación y dirección IP. CONFIDENCIAL TÉCNICO Activos críticos del sistema gestionados por controles criptográficos y con acceso restringido.
Sección 04

Tratamiento Especial de Datos Sensibles: Captura de Fotografías y Factor RH

Autorización Expresa y Finalidad Restringida de Datos Biométricos

El Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles salvo que medie autorización explícita del titular o sea necesario para salvaguardar el interés prevalente. En Industri-ID se informa con total claridad:

1. Captura y Procesamiento de Fotografías

La captura fotográfica del rostro tiene como único y exclusivo propósito la personalización del carnet institucional físico y la verificación visual y biométrica en los puntos de control de acceso a las instalaciones, maquinaria y talleres del CPIC.

  • No se utiliza para reconocimiento facial comercial ni análisis de comportamiento.
  • No se comercializa ni se transfiere a terceros ni empresas privadas.
  • Almacenamiento en servidor seguro con nombres de archivo hash aleatorizados.

2. Registro del Grupo Sanguíneo y Factor RH

El factor RH es recolectado e impreso en el carnet como una medida de seguridad y salud ocupacional indispensable en centros de formación industrial, donde el trabajo en talleres técnicos exige atención médica de emergencia inmediata ante eventuales accidentes de trabajo formativo.

  • Uso estrictamente asistencial y de emergencia.
  • Acceso restringido al personal de bienestar y brigadas de emergencia del CPIC.
Sección 05

Régimen Especial y Restricciones para Aprendices Menores de Edad (NNA)

En el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y particularmente en el Centro de Procesos Industriales y Construcción (CPIC), una proporción significativa de la comunidad educativa está conformada por aprendices adolescentes entre los 14 y 17 años vinculados a programas de Articulación con la Educación Media y programas técnicos laborales. El tratamiento de sus datos personales y biométricos se encuentra sujeto a un estándar de protección reforzada conforme a la Constitución Política (Art. 44) y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Art. 7):

Principio del Interés Superior y Prevalencia de Derechos Fundamentales

De conformidad con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, todo tratamiento de datos de aprendices menores de edad debe responder y respetar de forma prevalente su interés superior, garantizando el respeto absoluto de sus derechos fundamentales. Queda terminantemente prohibido cualquier uso o tratamiento que resulte discriminatorio, lesivo o contrario a su dignidad.

1. Autorización de Representantes Legales

El registro de datos personales y la captura de la fotografía digital de aprendices menores de edad exige la autorización previa, expresa e informada suscrita por sus padres, tutores o representantes legales durante el proceso formal de matrícula institucional.

  • Se garantiza el derecho del menor a ser informado y a que su opinión sea valorada según su madurez y autonomía progresiva.
  • Consentimiento independiente y diferenciado respecto al tratamiento ordinario de personas mayores de edad.
  • Facultad permanente de los acudientes para consultar, verificar y solicitar actualización de la información del menor.

2. Restricciones en la Fotografía Facial de Menores

La imagen fotográfica del rostro de aprendices menores de edad es tratada como un dato sensible biométrico de custodia especial:

  • Finalidad Exclusiva de Identificación: Impresión del carnet institucional físico y verificación visual en torniquetes de acceso al CPIC.
  • Protección Perimetral en Zonas de Riesgo: Impide que personas adultas ajenas suplanten la identidad del menor para ingresar a talleres de maquinaria pesada, fundición, soldadura o laboratorios químicos.
  • Prohibición Publicitaria y Comercial: Prohibido usar la fotografía del menor para boletines externos, publicidad, redes sociales institucionales o material promocional sin un consentimiento explícito adicional de los representantes legales.

3. Prohibición Absoluta de Perfilamiento y Cesión

En consonancia con los estándares de seguridad de la información y las directrices del SGSPI, se establecen prohibiciones taxativas:

  • Queda prohibido el perfilamiento comercial, el análisis de comportamiento o hábitos de consumo sobre aprendices menores.
  • Prohibida la venta, cesión o transferencia de bases de datos de menores a terceros o entidades privadas sin mandato judicial expreso.
  • No divulgación pública ni indexación en motores de búsqueda de números telefónicos, correos personales o direcciones de residencia de menores.

4. Protocolo Prioritario de Seguridad y Notificación

Las cuentas, credenciales y registros de aprendices menores están sometidos a controles reforzados del SGSPI:

  • Acceso restringido bajo el principio de menor privilegio (RBAC): únicamente personal de bienestar y coordinación académica autorizada.
  • Ante cualquier incidente de seguridad, intento de acceso no autorizado o sospecha de fuga de información de menores, se activa la alerta de máxima severidad.
  • Notificación obligatoria y prioritaria al Oficial de Privacidad del SENA y a los representantes legales del menor.
Sección 06

Finalidades Legítimas del Tratamiento de Información

Los datos de aprendices, instructores y funcionarios recolectados en Industri-ID se tratan con las siguientes finalidades legítimas:

01
Emisión y Control de Carnets Institucionales:

Generar credenciales físicas con código QR para verificar la validez de la vinculación con el SENA.

02
Seguridad Perimetral y Control de Acceso:

Validar la identidad en las porterías, laboratorios y áreas restringidas del Centro de Procesos Industriales y Construcción.

03
Gestión Académica y Trazabilidad del Aprendiz:

Correlacionar las fichas de formación, programas y estados académicos (En formación, Condicionado, Cancelado, Egresado) manteniendo la integridad del registro escolar.

04
Prevención de Suplantación y Fraude:

Evitar que personas no autorizadas ingresen a los ambientes de aprendizaje técnico o hagan uso indebido de los servicios de bienestar al aprendiz.

Sección 07

Controles de Seguridad Técnicos Implementados (SGSPI)

Para garantizar los principios de Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad (CID), el software Industri-ID incorpora controles específicos y salvaguardas técnicas alineadas a los estándares y mejores prácticas de seguridad de la información:

Categoría de Seguridad Dominio Medida Técnica Implementada en Industri-ID
Control de Acceso y Autorización Organizacional / Lógico Modelo RBAC estricto con validación de roles en servidor (Administrador, Seguimiento, Visualizador, Aprendiz).
Criptografía y Protección de Credenciales Tecnológico Almacenamiento de contraseñas con algoritmo Bcrypt (costo OWASP 12). Ninguna contraseña se almacena en texto plano.
Protección contra Ataques de Fuerza Bruta Tecnológico Rate Limiter inteligente en login que bloquea por IP y por identificador tras intentos fallidos repetidos.
Seguridad en Aplicaciones Web Tecnológico Uso riguroso de sentencias preparadas PDO (anti-SQL Injection) y sanitización con escape de entidades HTML (anti-XSS).
Validación e Integridad de Archivos Tecnológico Validación de tipos MIME y firmas binarias en fotografías subidas y archivos de importación Excel.
Trazabilidad y Registro de Eventos (Logs) Tecnológico Auditoría de inicios de sesión, intentos bloqueados y operaciones sensibles con registro de fecha, hora y origen.
Aislamiento y Prevención de Fuga de Datos Tecnológico Entorno de base de datos protegido y aislamiento entre perfiles académicos y comunidad general.
Sección 08

Derechos del Titular de los Datos (Habeas Data)

En virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales vinculado a Industri-ID goza de los derechos denominados ARCO:

Acceso

Conocer de manera gratuita los datos personales propios que están siendo tratados por la institución.

Rectificación

Actualizar o corregir datos inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Cancelación / Supresión

Solicitar la supresión de datos cuando se considere que no están siendo tratados conforme a la ley y no exista deber legal de conservarlos.

Oposición / Revocatoria

Revocar la autorización otorgada para tratamientos que no tengan un sustento normativo o contractual obligatorio.

Ejercicio de derechos en aprendices menores de edad: Los derechos ARCO de los aprendices menores de edad podrán ser ejercidos directamente por sus padres, tutores o representantes legales debidamente acreditados, o por el propio aprendiz menor con el acompañamiento de sus acudientes, garantizando en todo momento su interés superior.
Sección 09

Ciclo de Vida, Retención y Disposición Segura

La custodia y conservación de los datos se rige por las Tablas de Retención Documental (TRD) del SENA y los lineamientos del Archivo General de la Nación:

  • Durante la Etapa Formativa (Lectiva y Práctica):

    Los datos y la fotografía se mantienen activos para la emisión de credenciales y acceso a sedes y talleres.

  • Estado Egresado o Retiro Institucional:

    La credencial física expira. La información básica pasa a custodia inactiva con fines de certificación histórica académica y acreditación legal.

  • Destrucción y Disposición Segura:

    Cumplido el término legal de retención, la información que no deba conservarse de forma permanente será sometida a borrado seguro que imposibilite su recuperación conforme a los estándares y protocolos institucionales de disposición final segura de la información.

Sección 10

Canales Institucionales de Atención y Contacto SGSPI

Para el ejercicio de sus derechos de Habeas Data, consultas sobre seguridad de la información o radicación de PQRS, los titulares pueden hacer uso de los canales oficiales institucionales:

Oficina de Atención al Ciudadano

Radicación formal de PQRS y solicitudes de Habeas Data

Portal PQRS SENA

Sede Física CPIC - Regional Caldas

Centro de Procesos Industriales y Construcción - Manizales, Caldas

Atención Presencial de Administración Académica

Oficial de Seguridad de la Información (CISO)

Gestión de incidentes y cumplimiento de políticas de seguridad y privacidad

Dirección General SENA - SGSPI